テーマ:Office

PowerPointでハイパーリンクを用いた目次作成と使い方 -Officeソフトの技(31)-

PowerPoint でスライド数が増えてくると見たいスライドまでスクロールなどして行き着くのが大変になるが、ハイパーリンクを用いた目次を用意しておくとマウス操作でスライドの移動が楽になる。 1.タイトルを入れたスライドと目次の作成 ハイパーリンクを用いた目次を作成する前に、遷移するスライドを用意するとともに、各スライドにはタイ…
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Word でヘッダーに表や図形を入れてできる改行を無くす -Officeソフトの技(30)-

Word にはヘッダーとフッターが設けられており、全ページ共通で同じ文字や画像を挿入することができる。 ヘッダーとフッターは Word の本文と同じものを入れることができる反面、制約や仕様も本文と同様になるため表や図形をヘッダーに入れると改行ができることがあるが、これが全ページに入るので邪魔になる。 1.ヘッダーに表を入れる…
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Word の余白設定で行数を増やす -Officeソフトの技(29)-

Word は初期の設定では1ページあたりの行数が 36 行となっており、各種設定により行数を増減させることができる。 行数の変更方法はいくつかあり、主に次の3箇所で変更できる。  ・「ページ設定」内の行数  ・「ページ設定」内の余白  ・「段落」内の行間隔 今回は「ページ設定」内の余白を変更する。 1.Wor…
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Word の印刷設定で行数を増やす -Officeソフトの技(28)-

Word は初期の設定では1ページあたりの行数が 36 行となっており、各種設定により行数を増減させることができる。 行数の変更方法はいくつかあり、主に次の3箇所で変更できる。  ・「ページ設定」内の行数  ・「ページ設定」内の余白  ・「段落」内の行間隔 今回は「ページ設定」内の行数を変更する。 1.Wor…
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Word で行間を調整して行数を増やす -Officeソフトの技(27)-

Word は初期の設定では1ページあたりの行数が 36 行で、ページ設定により 45 行まで増やすことができるが利用用途によっては 45 行以上書き込みたいことがある。 ページレイアウトで上下の余白を狭めると最大行数の 45 行からさらに増やすことができる他、段落の設定内にある「間隔」でも行数を増やすこともできる。 1.Wo…
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Excel でハイパーリンクが削除できない場合の対応 -Officeソフトの技(26)-

Excel など Office の製品にはメールアドレスや URL を入力すると自動的にリンク扱いになり、入力後はセルをクリックするとメールアドレスではメーラーが、URL ではブラウザが起動する「ハイパーリンク」という機能が備わっている。 しかし青字の下線付き文字になるハイパーリンクは資料として作成している場合は見栄えが悪くこのま…
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Excel で必要な行だけ表示させたい -Officeソフトの技(25)-

Excel で行数が大量になると見づらくなるため、絞り込む情報を選択して表示することで見やすくなる。 会議資料で利用する場合など印刷する際に不要な情報があると印刷に利用する紙が増えてしまうが、絞り込んで表示した状態だと印刷時もその状態が保持されるので資源の無駄も省ける。 今回はその情報の絞り込みの手順を追うことにする。 …
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Excel で頭に 0 を付けて数値の桁数を揃えたい -Officeソフトの技(24)-

Excel でセルに数値を入れると当然ながら 0 なら一文字分、10 なら二文字分が表示されるので二桁揃えの"01"や三桁揃えの"001"といった数値の前に 0 を付けて表示するようにする。 桁数を揃える理由としては見やすさがある他、見積書は発注書など管理番号を振る場合に桁数が決まっている場合に用いられる。 今回は数値を三桁…
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Wordでフォントを変えたときのカーソル幅を変えたい -Officeソフトの技(23)-

Word を利用していてフォントを変更するとグリッド線が一行分しか使っていなかったものが二行分使うようになったことはないだろうか。 Windows で Word を使っていると初期設定では「MS 明朝」が選択されていることが多い。 プリインストールされているフォントは他にもあるためフォントを変えることもあるだろう。 グリッ…
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Excelで全角文字を半角文字にする -Officeソフトの技(22)-

ある単語や英文で全角文字を半角文字に一括変換したいときは Excel の関数を利用すると便利である。 文字数が増えると手入力で変更すると手間がかかるのと入力間違いをする恐れがあるので、機能を利用するのが確実だ。 1.変換前の文字列を入力する Excel に変換前の全角文字が入った文字列を入力またはコピー&ペーストする。 …
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Excelで全角文字を半角文字にする -Officeソフトの技(21)-

ある単語や英文で全角文字を半角文字に一括変換したいときは Excel の関数を利用すると便利である。 文字数が増えると手入力で変更すると手間がかかるのと入力間違いをする恐れがあるので、機能を利用するのが確実だ。 1.変換前の文字列を入力する Excel に変換前の全角文字が入った文字列を入力またはコピー&ペーストする。 …
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Excelで小文字交じりの文字列を大文字にする -Officeソフトの技(20)-

ある単語や英文で大文字と小文字が入り混じっている時に大文字に一括変換したいときは Excel の関数を利用すると便利である。 文字数が増えると手入力で変更すると手間がかかるのと入力間違いをする恐れがあるので、機能を利用するのが確実だ。 1.変換前の文字列を入力する Excel に変換前の大文字と小文字が入り混じった文字列を…
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Excelで半角文字を全角文字にする -Officeソフトの技(19)-

ある単語や英文で半角文字を全角文字に一括変換したいときは Excel の関数を利用すると便利である。 文字数が増えると手入力で変更すると手間がかかるのと入力間違いをする恐れがあるので、機能を利用するのが確実だ。 1.変換前の文字列を入力する Excel に変換前の半角文字が入った文字列を入力またはコピー&ペーストする。 …
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Excelで大文字交じりの文字列を小文字にする -Officeソフトの技(18)-

ある単語や英文で大文字と小文字が入り混じっている時に小文字に一括変換したいときは Excel の関数を利用すると便利である。 文字数が増えると手入力で変更すると手間がかかるのと入力間違いをする恐れがあるので、機能を利用するのが確実だ。 1.変換前の文字列を入力する Excel に変換前の大文字と小文字が入り混じった文字列を…
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Excelで複数のセルを一括選択する -Officeソフトの技(17)-

Excel で複数のセルを選択する場合には Shift キーを押しながら方向キーを押下したり、マウスで任意のセルまでドラッグする方法がある。 しかし、行や列が大量になると操作が大変になるので一括でセルを選択する方法を紹介する。 1.始点となるセルの選択 複数選択の始点(開始地点)となるセルをクリックする。 …
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Wordで画像の開始位置を変更する -Officeソフトの技(16)-

Word で挿入した画像を左端から右方向に向かって位置を変更する場合、画像の前に全角/半角スペースを入れて位置調整する方法がある。 しかし、全角/半角スペースを入れる手軽さの反面、文字スタイルの影響を受けやすく、気づけば位置がズレていることがある。 今回はその他に全角/半角スペースを利用する以外に、ルーラーを使って位置変更する方…
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Wordで文字数をカウントする -Officeソフトの技(15)-

Word で文字数を目標に文章を作成したり、テキストエディタなど別のソフトで作成した文章が何文字あるかをカウントしたい場合は、Word の文字数カウントの機能を利用するとよい。 Word で文章を打ち込んだり、コピー&ペーストした際に、画面下部のステータスバーに文字数が表示される。 下図はひらがな15文字と途中に改行と全角スペー…
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PowerPointで自由絵画した図形を編集する -Officeソフトの技(14)-

PowerPoint など自由に図形を絵画することができる「フリーハンド」の機能があるが、マウス操作では綺麗に描けないため、絵画後は頂点を操作して編集することで精度を高めることができる。 今回は線状の図形を直線にし、線で囲った図形を角が丸い四角形になるように編集する。 1.編集したい図形を用意する。 フリーハンドで絵画…
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PowerPointで自由に図形を描く -Officeソフトの技(13)-

PowerPoint を始め、Office 製品には図形を絵画するツールが搭載されているが、四角形や丸型など定型のものしかない。 階段状のものや波状の帯など資料内容に応じて図形がほしい場合はインターネット上で配布されている無償のイラストを使うほか、自分で図形を絵画して用意することができる。 今回は PowerPoint で図形の…
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PowerPointで簡単に目次ページを作る -Officeソフトの技(12)-

Wordでは簡単な操作で目次作成ができるが、PowerPointには目次作成の機能がない。 スライドを挿入・削除や順序を前後させたりするのは非常に簡単だが、その操作後に目次を再編集するのが大変なので目次の再編集も見越してスライドを作成しておくと後々の目次作成が楽になる。 1.タイトル入力のあるスライドテンプレートを用意する …
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Excelでセルの大きさが違う場合の連番 -Officeソフトの技(11)-

Excelでドラッグするだけでセルに連番を割り振ることができるが、セルを結合して大きさが異なるとそれができないことがある。 セルを結合している状態で連番を割り振ろうとすると、「この操作には、同じサイズの結合セルが必要です。」と表示される。 例として下図のように結合しているセル数が異なるものをいくつか用意する。 この状態で連番を…
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PowerPointで絵画したものを画像で書き出す -Officeソフトの技(10)-

画像を作成する場合、画像作成ソフトを利用しなくてもOffice製品で簡単な画像作成ができるのだが、コピー&ペーストで他のソフトへ移動させたり、HTMLに書き出した画像をブラウザで見るとうまく表示できないことがある。 主な問題点としては、PowerPointで絵画したものをコピー&ペーストすると背景が黒になったり、HTMLで書き出し…
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背景色を交互に付ける -Officeソフトの技(9)-

"Excel"で横長の表を作成した場合、項目に対してどの行の値かわからなくなることがあるが、行ごとに背景色を付けることで見やすくなる。 今回は1行目は見出しなどを入力する空欄とし、2行目は表の項目、3行目以降は値を入力する表を作成する。   設定方法は、上部メニューより「書式 -> 条件付き書式」を選択して設…
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Excelで入力値をプルダウンの選択形式にする -Officeソフトの技(8)-

"Excel"で報告書や見積書を作成したり編集したりを複数人で行っているところは少なくないが、複数人で管理していると文字の言い回しや全角と半角など統一が取れない場合が出てくる。 そこで、ある程度決まった内容を入力するセルに対してはプルダウンによる選択形式にすることで、入力値の統一を図ることができる。 まず選択形式にしたいセル…
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Excelでカーソルを固定して表を移動させる -Officeソフトの技(7)-

"Excel"はグラフ作成や集計など利用シーンに合わせてその用途も多く、場合によっては1つのシートの縦・横が大きくなりすぎて他の項目や値を確認していると自分がどこまで入力していたかわからなくなることがある。 シートを縦や横に移動する際はスクロールバーをマウスで操作すると移動することができるが、利用範囲が大きいと微調整が難しくなる。…
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Excelでマクロの警告ウィンドウを消す -Officeソフトの技(6)-

"Excel"にはプログラム言語"VBA"を利用したマクロと呼ばれる拡張機能があり、マクロにより計算・集計機能を拡張したり操作後にDB連携やメール送信できたりと用途は幅広いのだが、不要となったマクロを削除しても"Excel"起動時に「マクロを含んでいます。」という警告が表示されるため、それを解除する方法を紹介する。 マクロを含んだ…
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PowerPointで扇形の図形を作る -Officeソフトの技(5)-

"PowerPoint"には四角形や円形など基本となる図形が既に用意されており、それらを拡大縮小、変形などをしつつ組み合わせることで多種多様な図形を作成することができるが、その中で"扇形"の作り方を紹介する。 "扇形"の図形は1辺が円弧で2辺が直線の図形で、"PowerPoint"の基本図形には含まれていない。 しかし、既存の基…
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PowerPointでテキストの行間指定 -Officeソフトの技(4)-

"Word"や"Excel"と違い"PowerPoint"はプレゼンテーションや図形や表を多用した提案書作成に適しており、1px単位で図やテキストを配置することで読みやすさの向上といったデザイン性を高める効果につながる。 説明文を記載する場合、複数行になると下図のようになる。 これがさらに長文で行も増えると非常に読みづらくなって…
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PowerPointで表のセル解除 -Officeソフトの技(3)-

文章や表示データを見やすくするために表を使うことは非常に多く、時にはレイアウトするために使われたりもするので"Excel"など表計算ソフトを始め、サイト作成ソフトでも表を扱うためその操作インターフェイスは分かりやすいのだが、"PowerPoint"に関してはやや難がある。 "Excel"は表作成に特化しているのでセルの結合や解除は…
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ファイルを開くためのパスワード設定 -Officeソフトの技(2)-

データへアクセスできるユーザを制限することは情報漏洩を防止する手段の一つであり、ファイル単体にパスワード制限をかけてしまえばそれだけで漏洩のリスクは軽減される。 データベースの参照や共有フォルダ上にあるファイルへのアクセスはネットワークやサーバの設定でアクセス制限ができるのだが、やむを得ずファイルをメール添付しないといけない場合な…
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