始めてのリモート会議に困らない Zoom の基本操作を紹介

コロナ禍で会社では自宅勤務のためリモートでの業務や打ち合わせやセミナー、商談に至るまでテレビ会議が多用し始められ、大学など学校でもリモート抗議に切り替わっている中、急にリモートでの参加を求められて利用方法がわからない人のために Zoom の基本操作について紹介する。

始めてのリモート会議に困らない Zoom の基本操作を紹介




1.Zoom とは


Zoom とは


Zoom とはアメリカの本社を置く企業が提供するインターネット回線で音声と映像を双方向通信させるテレビ会議サービスである。
Zoom の参加者全員が必ずしも Web カメラやマイクが搭載されたヘッドセットを用意する必要はなく、インターネット通信ができるパソコンやタブレットがあればチャットによる文字での意見交換でコミュニケーションを図ることは可能である。
利用プランは無償版と有償版の2種類あり、無償版は 40 分までとなっており、40 分を超えるミーティングや参加者が 100 人近くになる場合は有償版を利用するとよい。​

できるZoom ビデオ会議が使いこなせる本

できるZoom ビデオ会議が使いこなせる本

Amazon で価格を確認する



2.Zoom アカウントを取得する


Zoom を利用するためには Web カメラやマイク付きのヘッドセットなど設備の面の他、Zoom アカウントを取得する必要がある。
ただし、Zoom アカウントを必要とするのはミーティングルームの開催者(ホスト)のみで、開催されるミーティングに招待される参加者は Zoom アカウントを取得する必要はない。



Zoom アカウントを取得するためには事前にメールを受信することができるメールアドレスが必要になるため準備しておく。
次いで、Zoom の公式サイトから「サインアップは無料です」をクリックしてアカウント取得に必要な生年月日やメールアドレスを入力すると Zoom アカウントの取得が完了する。

3.ミーティングを開く


Zoom でミーティングを開催する


Zoom でミーティングを開催する、いわゆるホストになる場合は上図のように Zoom にログインした後に表示されるマイページの右上にある「ミーティングを開催する」をクリックする。

ミーティングを開く


4.Zoom に参加者を招待する


ミーティングに参加するように相手を招待する


ミーティングが開始されると自身だけが参加された状態でミーティングの画面が開くので、その後はミーティングに参加するように相手を招待する。
Zoom のミーティング中の画面内から「招待」をクリックすると招待を送信するためのメールサービスを選択する画面が表示され、メールサービスを選択して招待のメールを送信し、後は参加者がその招待メールを見てミーティングに入ってくるのは待つ。

5.参加者は Zoom のルームに参加する


Zoom のミーティング参加のメールを受け取る

Zoom の開催者(ホスト)以外の参加者は Zoom のミーティングルームへの招待メールを受け取ることで参加可能となる。
Zoom ミーティングに参加する方法は2種類あり、一つ目はメール本文中に記載されている Zoom のミーティングルームへの URL をクリックする方法と、もう一つはあらかじめインストールした Zoom のソフトウェアを起動してから同じくメール本文中に記載されているミーティング ID を入力して参加する方法がある。

Zoom のソフトウェアを起動した直後


ミーティングルームへ無事に参加できると即座に音声と映像がミーティング参加者にも流れるため、ミーティングルームに入る前にカメラに映る範囲の確認と余計な音が入らないようにマイクを一時期的にオフにするなど準備をしておくとよい。

6.Zoom の基本的な操作


Zoom の基本画面


Zoom のミーティングが開始されると上図のように画面上部に参加者のカメラの状態、画面下部に Zoom の各種機能のボタンが配置されている。
画面上部の参加者一覧は Web カメラが搭載されて映像がオンになっている参加者の映像が表示され、参加者が多いほど一人当たりの表示サイズが小さくなっていく。
画面下部には各機能があり、「ミュート」は自身のマイクが拾う音声を停止するもので、利用しているヘッドセットにマイクのオン / オフを行うボタンが無い場合や Zoom の画面上でマイクをオフにしたい場合にクリックすると参加者にこちらの音声が聞こえなくなる。



「ビデオの停止」はこちらからの映像を参加者に見せなくするときに利用するが、インターネットの通信速度が遅い場合や、ミーティング内の音声が途切れる場合に映像を停止すると音声の質が向上する。
「チャット」は文字でコミュニケーションを行うもので、マイクの不調などで相手またはこちらの音声が届いていない場合の状況確認時に利用するとよい。
最後に参加しているミーティングルームから出る場合は画面右下の「終了」をクリックするとミーティングが終了する。

関連記事