Excelで名前の定義を使ってプルダウンメニューを作る -Officeソフトの技(34)-

前回、Excel で都道府県や商品一覧など決まった値の入力の手間を減らすためにプルダウンで選択する方式を紹介したが、元となる選択肢を範囲指定した前回と異なり今回は"名前の定義"を利用してプルダウン化する。

Excelでプルダウンメニューを作る




1.プルダウンに表示する選択肢を用意する


まず最初にプルダウンに表示するデータを入力します。
ここではシート「Sheet1」に都道府県の一部を入力します。
入力したデータはプルダウンで選択するとそのまま値として扱われるため、下図のように"1.北海道"と入力してプルダウンで選択すると選択したセル上でも"1.北海道"として取り扱われます。

プルダウンに表示する値の準備


2.値の範囲を名前で定義する


次にプルダウン内の選択肢に表示させたいセルを選択した状態で右クリックし、「名前の定義」を選択します。

右クリックして名前の定義


名前を定義設定するウィンドウが表示されるので、名前には任意の文字列(ここでは「都道府県リスト」)とします。
範囲と参照範囲は既にセルを選択していれば自動的に入力された状態になります。
ボタン「OK」をクリックすると設定が完了します。

名前の定義を設定


名前の定義が完了すると、下図の赤枠の箇所が設定した名称になります。

名前の定義の設定後


3.プルダウンを設置する


次にプルダウンを設置したいセルを選択して、画面上部メニューより「データ -> データの入力規則 -> データの入力規則」を選択します。
ここではシート「Sheet2」のセル「B2」にプルダウンを設置します。

プルダウンを設置するセルを選択


「データの入力規則」を選択するとウィンドウ「データの入力規則」が表示されます。
タブ「設定」の中にある「入力値の種類」より"リスト"を選択します。
「元の値」には =(イコール)に続けて定義した名前"都道府県リスト"を記入し、ボタン「OK」をクリックします。

データの入力規則


4.設置したプルダウンを確認する


セルに設置したプルダウンは見た目には何も表示されませんが、プルダウンを設置したセルをクリックするとリストが表示されます。
シート「Sheet2」のセル「B2」に今回はプルダウンを設置したので、そこをクリックするとプルダウンが表示され、値を選択することができます。

プルダウンの表示


5.利用シーン


データをプルダウンにすることで入力の手間を軽減するだけでなく、データの入力間違いを防ぐことができます。
もし複数人で同じ Excel ファイルを操作している場合、半角と全角の違いやスペースの有無などにより入力データのバラつきが無くなり集計しやすくなります。
プルダウンを利用例としては"製品"や"社員"など会社や団体ごとで取り扱うマスタデータの他、日付など"年月日"、今回のサンプルのような"都道府県"が挙げられます。
今回はプルダウンに表示する選択肢をセルの範囲指定ではなく名前の定義で表示しましたが、名前の定義はプルダウン以外でも計算や各種表示に利用する際に利用できます。

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