Excel でドロップダウンリスト(プルダウン)の作成方法 -Officeソフトの使い方(33)-


[初回公開] 2020年03月12日

Excel でセルにキーボードを使ってデータを入力するのではなく、予め入力値のリストを用意してそのリストから選択して入力するドロップダウンリスト(プルダウン)の作成方法について解説する。

Excel でドロップダウンリスト(プルダウン)の作成方法




1.ドロップダウンリスト(プルダウン)の利用シーン


Excel のドロップダウンリスト(プルダウン)の利用シーンは、データを入力する手間を軽減させるのと、データ入力の誤記を防止、入力したデータの統一の 3 点が挙げられる。

1 点目のデータ入力の手間の軽減は、同じ値や文字列を毎回キーボードで入力するより、予め用意されたドロップダウンリストの選択肢からマウス操作でクリックするだけなので作業効率を図ることができる。



2 点目のデータ入力の誤記を防止は、キーボードで値や文字を入力しているとキーの打ち間違いが人の手で実施する以上は必ず発生するため、ドロップダウンリストから選択させることで入力データの精度を上げることができる。

最後に入力したデータの統一とは、名前入力であれば姓と名の間にスペースが無かったり、有っても半角または全角と統一されていなかったり、数値においても半角と全角がバラバラで入力されてしまうのをドロップダウンリストで防ぐことができる。

2.ドロップダウンリストの作成方法


Excel でドロップダウンリスト(プルダウン)を作成する流れは、選択肢となるデータを用意し、ドロップダウンリストをシートの任意の場所に設置する、主に 2 つの作業を行う。
今回はドロップダウンリストに都道府県を表示する例を次の手順で実施する。

2-1.ドロップダウンリストの選択肢を用意する


ドロップダウンリストを作成するために、そのドロップダウンリストに表示する選択肢を用意する。
Excel のシート「Sheet1」のセル A1 から下の行に向かって下図のように都道府県名を入力する。

ドロップダウンリストの選択肢を用意


セルには「1.北海道」と数値も入力しているため、ドロップダウンリストにした際にも同様の表示となり、セルの入力値も「1.北海道」として取り扱われる。
図のように数値とピリオドが不要であれば「北海道」のように都道府県名のみを入力するようにする。



2-2.ドロップダウンリストを作成する


今回はシート「Sheet2」のセル B2 にドロップダウンリストを設置するため、まずマウス等でセル B2 を下図のように選択した状態にする。
そのセルが選択された状態で上部メニューより「データ -> データの入力規則 -> データの入力規則」を選択する。

データの入力規則を選択


データの入力規則をクリックすると、下部のウィンドウ「データの入力規則」が表示される。
ウィンドウ内のタブ「設定」より入力値の種類のプルダウンをクリックして「リスト」を選択する。

入力値の種類をクリック


入力値の種類でリストを選択


選択肢からリストを選ぶと、「元の値」がさらに表示され、前述のドロップダウンリストの選択肢に表示させるデータの範囲を指定する。
データの範囲は入力欄に直接入力するのと、マウス操作で指定する 2 つの方法がある。

元の値にデータの範囲を指定


入力欄にデータの範囲を直接指定する場合は次のように記載する。

={シート名}!{1 つめのデータ先}:{最後のデータ先}




今回はシート「Sheet1」の A 列の 1 行目から 7 行目までにドロップダウンリストに表示させたい都道府県のデータを入力しているため、元の値の入力欄には「=Sheet1!$A$1:$A$7」と指定している。

また、入力欄に直接データの範囲を指定せずにマウスのドラッグで指定することもでき、その場合は元の値の入力欄の右側にあるアイコンをクリックすると、マウスのドラッグによるデータの範囲指定が可能になる。

元の値にドロップダウンリストの選択肢となるデータの範囲が指定できれば、最後にボタン「OK」をクリックするとシート上で選択していたセルに下図のようにドロップダウンリストが作成される。

ドロップダウンリストの表示


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