Excel で必要な行だけ表示させたい -Officeソフトの技(25)-

Excel で行数が大量になると見づらくなるため、絞り込む情報を選択して表示することで見やすくなる。

会議資料で利用する場合など印刷する際に不要な情報があると印刷に利用する紙が増えてしまうが、絞り込んで表示した状態だと印刷時もその状態が保持されるので資源の無駄も省ける。

今回はその情報の絞り込みの手順を追うことにする。

1.絞り込み対象の情報を用意する


絞り込みに利用する情報を下図のように社員名簿や生徒名簿のように氏名と性別で構成された情報を用意する。
今回は性別の"女性"で絞り込んでみる。

絞り込む対象



2.フィルターを適用する


情報を絞り込むためには Excel の機能の"フィルター"を利用する。
フィルターを適用するためには見出し行を選択(上図の1行目)した状態でタブ「ホーム」内にある「並べ替えとフィルター」を開き、その中の「フィルター」をクリックする。

フィルターの設定



フィルターを適用すると下図のように見出し行にプルダウンメニューを示す▼マークが付く。

プルダウンマーク



3.情報の絞り込み


上記2の操作後に項目「性別」の▼をクリックすると「(すべて選択)」と「女性」、「男性」にチェックが入った状態で表示される。

フィルターの状態



性別「女性」だけで絞り込む場合は、「(すべて選択)」と「男性」のチェックを外し、「女性」だけにチェックが入った状態にすると情報が絞り込まれた状態で表示される。

情報の絞り込み



元に戻す場合や違う情報で絞り込みたい場合は再度フィルタのプルダウンから表示させたい情報のチェックを選択しなおすとよい。
また、複数項目で絞り込むこともでき、上記の「性別」の他に「No」や「氏名」を選択してさらに情報を絞り込んで表示させることも可能だ。

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