電話の取り次ぎを電話メモで手間と時間を減らして効率を上げる


[初回公開] 2016年09月19日

デスクワークをしていると社外からいろいろな電話がかかってくるが、自分宛ではない他の担当者宛の電話でその担当者が不在者の場合に承った用件や折り返しの電話をする旨を伝える行為に時間をかけることは非効率なだけでなく、自身が取り掛かっていた作業が分断され生産性が落ちるのでいかにこの電話の取り次ぎを簡素化できるか考えた結果、専用のメモを利用することで改善された。

電話の取り次ぎを電話メモで手間と時間を減らして効率を上げる




1.製品の仕様


・色:イエロー
・寸法:74 × 69mm
・枚数:90 枚

2.販売価格


雑貨店、インターネットともに 200 から 280 円前後で販売されている。

ポストイット 付箋 電話ノート SSP-33TY

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3.内容物


・電話メモ付箋× 1 パッド

4.操作性


一般的な付箋紙と同じく一枚一枚に粘着部があり、書き込んだ後は任意の場所に貼り付けるだけで複雑な操作は必要としない。

5.満足点


電話を取り次ぐことを念頭に置かれたメモなので「誰からの電話か」「伝言なのか折り返しなのか」が最小限の書き込みで済むのが良い。
付箋紙なのでデスクやディスプレイに貼り付けても糊が残ることなく、粘着部が紙面上部と中部の二箇所あるので風でなびいたり、飛ばされることなくしっかり貼り付いてくれるので紛失頻度も格段に減っている。



6.不満点


電話の取り次ぎに必要な書き込み欄は揃ってはいるものの、各項目の書込むスペースがやや小さいのが難点である。

7.総評


通常のメモで折り返しの電話の伝言を行うのであれば「○○様より電話があり、次ぎの電話番号にお電話お願いします。0***-**-****」と書込むのが多いと思われるが、この電話メモを利用すると「誰からの電話」「用件か折り返し」かをチェックする程度で済み、余計な挨拶文などが不要になるので電話の取り次ぎにかかる時間が非常に軽減された。
メリットは時間短縮だけでなく、電話の取り次ぎにかかっている間は自身がすべき仕事が中断されるためその仕事を再開するために必要なエネルギーが中断されている時間が多いほど比例して大きくなるので、中断時間をできるだけ少なくすることで自身の仕事が再開しやすくなる利点もある。
以前は 100 円均一でも見かけた電話メモだが最近では見かけることがなくなってきているが、文具店や文具を取り扱っている雑貨店で購入することができる。

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