Excel で行または列の背景色を交互に付けて表を見やすくする -Officeソフトの技(9)-


[初回公開] 2011年11月18日

集計や報告資料は値や内容を正しいものとするのは当たり前だが、せっかく正しい資料でも読みにくいと情報が伝わりにくくになるため見せ方にも配慮が必要となり、その見せ方の中でも行や列ごとに背景色を交互に付けて表を見やすくする方法がある。

Excel で行または列の背景色を交互に付けて表を見やすくする




1.行や列を見やすくする重要性


何行、何列もある表を見る場合、背景色が同じだと各行列を目で追うと同じ行や列ではなく違う情報の列を見てしまうことがあったり、違う行や列の情報を見ないように読み手に労力がかかり頭に情報を入れる効率が落ちてします。
そこで、行と列ごとに違う背景色があると目で追った場合に同じ色の箇所だけを見ればいいので非常に読みやすく頭に情報が入りやすい。
分類ごとに色分けするとより効果が出るが、闇雲にさまざまな色を付けてしまうと色が目に入りすぎて値や文字が反対に見づらくなるので利用する背景色は数種類に留めておいたほうがよい。

2.行や列を交互に背景色付ける方法(1)


行や列を交互に背景色付ける方法としてまず一つ目は各行、各列を選択した状態でセルの背景色を設定するのが挙げられる。
表が複数あったり、途中に文章行がある場合はピンポイントで背景色を付けられるので後々修正する場合も容易である。
反面、行と列ごとに背景色を付けるので、背景色を付ける行数と列数が多いと手間がかかる。



3.行や列を交互に背景色付ける方法(2)


行や列を交互に背景色付ける方法の二つ目としては、条件式書式をセルに偶数行または奇数行に背景色を付ける設定を入れると自動的に背景色が付くようになる。
今回は下図のように 1 行目は空欄の行とし、2 行目は表の項目、3 行目以降は値や文字列を入力する表を想定して作成する。

Excel で背景色を交互に付けた場合のイメージ


この図のように背景色を設定するには条件式書式を設定したい行またはセルを選択した状態で上部メニュー「書式 -> 条件付き書式」を選択して条件付き書式の設定ウィンドウを表示させる。

Excel の条件付き書式の設定


まず条件 1 には表の 1 行目の設定として、プルダウンを「数式が」を選択して入力欄には「=ROW()<=1」と入力する。
「ROW()」は行番を示すもので、「<=1」は 1 以下、すなわち 1 行目以下の場合は背景色を白とすることを設定している。

次に条件 2 には表の 2 行目の設定として、プルダウンを「数式が」を選択して入力欄には「=ROW()=2」と入力する。
同じく「ROW()」は行番を示すもので、「=2」は 2 行目の時だけ背景色をやや濃いグレーにすることを設定している。

最後に条件 3 には表の 3 行目以降の設定として、プルダウンを「数式が」を選択して入力欄は「=MOD(ROW(),2)=0」と入力する。。
「MOD()」は割り算した場合の余りを示すもので、()の中は「割り算の対象,割る数値」を指定する。
今回は MOD() の () 内には「ROW(),2」とすることで「現在の行数÷ 2」となり、その計算の結果余りが 0 であれば偶数、 1 であれば奇数と判定できる。
改めて入力した内容の「=MOD(ROW(),2)=0」は、各行で余りが 0 すなわち偶数行であれば背景色をやや薄いグレーに設定している。

この方法での注意点としては「条件付き書式」を指定した場合、セルごとに背景色を指定しても「条件付き書式」の設定が優先されるため個別に設定した背景色が付かないので意図した設定にならない場合は都度「条件付き書式」が設定されていないかの確認が必要である。

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