Excel で選択した内容で次の選択肢が変わるドロップダウンリストの作成方法 -Officeソフトの使い方(8)-


[初回公開] 2011年06月27日

Excel で値を入力するのではなく既に決められた値を選択するドロップダウンリスト(プルダウン)で 1 つ目の選択肢を選ぶことで、次の 2 つ目のドロップダウンリストの選択肢が連動して切り替わる方法について紹介する。

Excel で選択した内容で次の選択肢が変わるドロップダウンリストの作成方法




1.ドロップダウンリスト(プルダウン)を使うメリット


Excel でドロップダウンリスト(プルダウン)を使うメリットとしては、入力する数値や文字列が常に統一され、漏れなく検索対象になるのと、集計に誤りが発生するのを防ぐことができる。



セルに数値や文字列をキーボードで入力すると入力者やその時折で文字が全角半角とまちまちであったり、誤字脱字などで入力値が統一されずに、その後の検索や集計に悪影響を及ぼすリスクがあるため、入力する数値や文字列が定まっている場合はドロップダウンリストや、ラジオボタンやチェックボックスなどフォームを利用するとよい。

2.連動するドロップダウンリストの利用シーン


連動するドロップダウンリストの利用シーンとしては、組織や商品カテゴリー、都道府県など情報が階層で分かれている場合に利用される。
例えば、組織であれば第一階層に部署、第二階層に各部署内に配置されている課が紐づくのが挙げられる。
また、都道府県であれば、第一階層に「東北地方」など地方が選択肢とあり、第二階層に「青森県」など東北地方のみの県が選択肢に現れるといった使い方ができる。

3.連動するドロップダウンリストの作成方法


Excel で連動するドロップダウンリストを作成するためには、選択肢となる情報を Excel のシートに用意し、第一階層と第二階層のドロップダウンリストを作成する流れとなる。
今回は第一階層に部署、第二階層に課の構成を取るドロップダウンリストを作成する。

3-1.ドロップダウンリストの選択肢を用意する


連動するドロップダウンリストを作成するために、まずは第一階層と第二階層それぞれの選択肢を Excel のシートに用意する。
下図は第一階層に表示する選択肢を入力した状態である。
ドロップダウンリストに表示する場合は、「総務部, 商工労働部, 保健福祉部」を対象とする。

第一階層の選択肢を入力


分かりやすいようにセルに背景色と文字色を変えているのと入力しているセルをずらしているが、特に図の通りでなくてもよい。



次に第二階層のドロップダウンリストに表示する選択肢を下図のように入力する。
今回は第一階層の「総務部」の配下となる第二階層の課には「財政課, 税務課, 人事課」を紐付けたいので分かりやすいように「総務部」の下に入力する。
第二階層となる選択肢は必ずしも第一階層の選択肢に隣接する必要は無いが、第二階層の選択肢同士で隣接しておいたほうが後述するセル範囲の名前付けの時に操作が楽になる。

第二階層の選択肢を入力


選択肢の準備の最後に、第二階層に表示する選択肢を選択した状態で、連動させたい第一階層の選択肢名を設定する。
下図のように入力した「財政課, 税務課, 人事課」を選択した状態で、Excel の左上の名前入力欄に第一階層の「総務部」を入力する。
この時、名前となる「総務部」を入力した後は必ずエンターキーで確定させる必要があり、名前だけ入力してマウス操作すると名前の登録が未完了の状態となる。

第二階層の情報を第一階層に紐づけ


同じく、C 列の情報に際しては 3 行目以降にある「商工政策課, 企業支援課」を選択した状態で「商工労働部」を左上の名前欄に入力する。

3-2.第一階層のドロップダウンリストを作成する


第一階層と第二階層となる選択肢の準備ができれば、第一階層となるドロップダウンリストをシートの F2 に用意することとする。

データの入力規則を選択


上図のようにセル F2 を選択した状態で、上部メニューの「データ -> データの入力規則」を選択してウィンドウ「データの入力規則」を表示させる。

ウィンドウ「データの入力規則」が表示されれば、入力値の種類から「リスト」を選択し、元の値の入力欄右にあるセル範囲指定ボタンをクリックする。

データの入力規則の設定


セル範囲指定のボタンを押すと値の範囲をマウスで指定できるようになるため、下図のように第一階層の選択肢となる「財政課, 税務課, 人事課」の 3 つを選択してエンターキーを押下して決定する。
範囲が指定できると再度ウィンドウ「データの入力規則」が表示され、元の値の欄に次の内容が入っているのを確認してボタン「OK」をクリックする。

=$B$2:$D$2


これにより、セル F2 の横にドロップダウンリストを示す三角形マークが付き、マウスでクリックするとデータの入力規則で指定した第一階層となる選択肢 3 つが表示されるの確認できる。



3-3.第二階層のドロップダウンリストを作成する


第一階層のドロップダウンリストの作成の次は、連動して選択肢が変わる第二階層のドロップダウンリストを作成する。
第二階層はセル H2 に作成することとし、H2 が選択された状態で上部メニューの「データ -> データの入力規則」を選択してウィンドウ「データの入力規則」を表示させる。

データの入力規則の設定


第一階層を作成したときと同じく入力値の種類から「リスト」を選択するが、次の元の値の入力欄は下図のように Excel の INDIRECT() 関数を入力する。

データの入力規則の設定


=INDIRECT({第一階層のセル})


INDIRECT の () 内には第一階層のドロップダウンリストを作成したセルの位置を入力し、今回であれば F2 を記入する。
ボタン「OK」を押すと下図のように「元の値はエラーと判断されます。」と表示されるが、これは第一階層の選択肢が何も選択されていないことで表示されるもので、このままボタン「はい」をクリックするとセル H2 に第二階層のドロップダウンリストが作成される。

元の値はエラーと判断されます


3-4.選択肢が切り替わるか確認する


以上で第一階層と第二階層のドロップダウンリストの作成が完了したので、実際に第一階層の選択肢によって第二階層の選択肢が切り替わるか確認する。
セル F2 に配置したドロップダウンリストからいずれかを選択して、セル H2 に配置した第二階層のドロップダウンリストを表示すると選択肢が切り替わるのが確認できる。

選択肢が切り替わるか確認


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