ファイルを開くためのパスワード設定 -Officeソフトの技(2)-

データへアクセスできるユーザを制限することは情報漏洩を防止する手段の一つであり、ファイル単体にパスワード制限をかけてしまえばそれだけで漏洩のリスクは軽減される。

データベースの参照や共有フォルダ上にあるファイルへのアクセスはネットワークやサーバの設定でアクセス制限ができるのだが、やむを得ずファイルをメール添付しないといけない場合などは、ファイル自身にパスワードを設定すれば有効的だ。

幸いOffice系のWord、Excel、Powerpointには読み書きそれぞれにパスワード設定することができる。

方法は前述した3つのソフトとも同じなので、今回はPowerpointを例に紹介する。


まずはPowerpointを起動している状態で上部メニューバーの中から「ツール」を選択し、「オプション」をクリックする。

「オプション」ウィンドウが表示されるので、その中から「セキュリティ」を選択する。

 セキュリティ


入力欄が2つ表示されるが、上部は読み取り時のパスワード設定で、下部は書き込み時のパスワード設定となる。

「詳細設定」をクリックするとパスワードの暗号化の種類を選択することができるのだが、今回はそのままパスワードを設定して「OK」を押す。

「OK」を押すと、確認のために同じパスワードを再度入力することになるが、ウィンドウに表示されている通りパスワードを忘れた場合にリセットしたり、パスワードの再設定はできないのでしっかりと管理する必要がある。

 パスワード設定


パスワードの設定はこれで完了となる。

一度Powerpointを保存し、再度そのファイルを開くとパスワードを入力するウィンドウが表示される。

 ファイルを開く


Officeは多くの企業や団体で使われており、表に出ては困る情報を扱うこともある。

特に対外的にファイルをやり取りすることが無くても社員や契約社員からの漏洩事件も考慮して、できるだけ各ファイルの利用者は必要最低限に絞り込んでおきたいところだ。

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